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    威海熱電集團有限公司 物資管理制度(試行)

    政務公開

    威海熱電集團有限公司 物資管理制度(試行)

    • 分類:咨詢監督
    • 作者:
    • 來源:
    • 發布時間:2021-12-10 08:11
    • 訪問量:

    【概要描述】

    威海熱電集團有限公司 物資管理制度(試行)

    【概要描述】

    • 分類:咨詢監督
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    • 發布時間:2021-12-10 08:11
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    詳情

    威海熱電集團有限公司

    物資管理制度(試行)

     物資采購計劃管理規定

    一、各公司在每年10月份提報下年度的工程、大修、技改、零修、日常維護等物資的年度計劃。

    (一)各公司生技科負責編報基本建設、生產檢修、技改工程等物資計劃;

    (二)各公司供熱服務科負責編報外網維護物資計劃;

    (三)各公司辦公室負責編報勞動保護用品計劃;

    (四)工程管理部門負責按項目名稱編報外網工程施工物資計劃。

    二、生產常用易損備品備件和事故備品,實行定額計劃管理,由各公司生技科會同運行、檢修、熱化車間編制《備品備件定額》,報集團生產技術部匯總審批后執行。

    三、列入年度大修、技改、基建、外網工程施工項目計劃的,需用單位應提前30天提報物資需求計劃,供貨時間較長的應提前60天;生產維護用物資,需用部門應提前10天提報物資需求計劃。金額較大,按規定需招標采購的,按集團規定時限執行。

    四、需求部門編制物資需求計劃應按照集團統一的物料編碼,并明確物資的名稱、規格、型號、數量、用途或項目(工程)類別、需用時間等。

    五、物資需求計劃和備品備件定額的上報、審核、批準,按照審批工作流程進行。

    所有物資需求計劃審批結束自動返到集團物資管理部,物資管理部在做好全集團各倉庫物資統籌調撥、平衡利庫、壓減庫存的前提下,將計劃單下發至相應采購部門,具體的權限分類如下:

    物資管理部負責(除煤炭之外)集團統一采購物資的采購工作,含生產、檢修用品、備件、勞動保護用品、化水運行藥品、供熱管網管道及配件、供熱站房用設備材料及固定資產類及基建類物資(需公開招標、內部招標采購的物資)。

    各熱電辦物資管理處負責采購的物資,包括機加工維修、生產(供熱)急需的物資、部分經招標確認價格及入圍供應商的物資等。

    因事故狀態、緊急搶修等特殊情況急需的物資,采購申報經分管領導同意,物資管理部負責人接到通知后,本著特事特辦原則可安排相關采購員先行采購、送貨,并告知所屬管辦相關人員,但應在三日內補辦物資需求計劃并注明“補充計劃”字樣、補辦審批流程。

     物資采購管理規定

    • 基本原則

    (一)物資采購方式

    1.招標采購,按照《威海熱電集團有限公司招標管理辦法》執行。

    2.詢價、比價采購。市場波動較大不能簽訂長期供貨合同的、不經常用的備品備件和搶修用物資的,采取多方詢價、貨比三家以上的方式采購。

    (二)物資采購供貨商應從合格供應商名錄中確定,供應商名錄的建立、評估、篩選、管理,按照有關規定執行。

    (三)采購工作程序:

    1.物資采購部門根據物資需求計劃,確定采購數量、采購方式等;

    2.屬于招標采購的,物資采購部門負責提出招標申請、與中標的廠家聯系、履行合同審批和簽訂程序、執行合同、組織采購等;

    3.屬于詢價、比價采購的,由采購經辦人員負責編制《物資采購比價表》,經批準后組織采購。詢價報價單需有報價單位的蓋章和代理人簽字,并與比價審批單一起存檔。

    (四)物資采購,屬于招標采購的、非長期供貨廠家定點采購的、單項或批次價值超過5萬元以上的、技術要求復雜的、要求有質量保證的物資采購,必須簽訂合同(有招標年度單價合同的除外)。

    (五)集團物資管理部應建立供應商評價體系,每季度或年度組織相關部門共同對供應商在產品供應質量、交貨期、交貨量、信用度、配合度、售后服務等方面進行評估。集團物資管理部根據評估結果,調整與更新合格供應商名錄檔案。

    二、物資采購要求

    (一)單宗物資超過30萬元(含30萬元)以上須進行公開招標采購,投標廠商不得少于三家(部分不可替代廠家或專利性產品的物資、備件需技術部門作出說明經審批后可協商采購)。大于10萬元小于30萬元的物資采購須進行自主招議標采購(部分不可替代廠家或專利性產品的物資、備件需技術部門作出說明經審批后可協商采購)。小于10萬元物資采購須進行詢價采購,比價、招議標采購廠家不得少于三家。

    (二)業務員應根據計劃使用時間,確定到貨時間。對不能夠保證按時到貨的計劃單及時通知計劃提出人。

    (三)采購物資優先選擇行業排名靠前的廠家,嚴格審核廠家供貨資質證明材料。

    (四)緊急物資申購報經分管領導同意,物資管理部負責人接到通知后,本著特事特辦原則可安排相關采購員,按照發起人的物資需求開展采購事宜,并告知所屬管辦相關人員,采購員必須嚴格遵守“四同四比、擇優訂貨”的原則。

    (五)需要外出市場考察確定供貨廠家的,考察后要有書面考察報告,考察報告要由考察人簽字報分管領導,并隨相關合同存檔。

    三、詢價、比價采購

    (一)采購物資時,業務人員應根據要采購物資的信息變化,進行詢價、比質、比價采購。

    (二)業務員必須嚴格遵守物資采購管理規定,熟悉物資供應渠道,了解市場價格行情,嚴格按確定的合格供貨商名單采購,并遵守“就地就近,同樣產品比質量,同樣質量比價格,同樣價格比信譽,同樣信譽比付款方式” 擇優訂貨的原則,確保以合理的價格采購到合格的產品。

    (三)業務人員在詢價時應將所購物料的名稱、規格、品牌等相關信息以微信、短信、書面訂貨函、郵件或傳真等形式發給供應商,供應商以書面傳真或郵件的形式回復最優報價。

     

     

     合同管理規定

    一、合同簽批程序:原則上單筆業務超過5萬元的必須嚴格執行物資采購管理流程簽訂采購合同。

    二、物資的采購合同必須先經審批批準,內容要經法務部審核無誤蓋章生效后,方可執行采購業務。購貨合同留存四份,法務部(存檔)、財務部、物資管理部、技術部門各一份。

    三、傳真合同:傳真合同在合同條款中要注明傳真件有效。

    四、簽定合同時,必須注明合同號,稱謂必須用全稱,并與印章必須一致,合同簽字人與授權人要相符,合同簽字人和簽字時間要齊全。

    五、資料存檔管理規定

    (一)合同執行中,如產品出現質量異議時,供需雙方形成的會議紀要或備忘錄等,按要求附產品合同一起存檔備案。

    (二)合同執行中,因產品質量問題并造成我公司經濟損失的,要將事情經過及處理結果形成文字材料,附合同一起存檔備案。

    供應商管理規定

    為優化、開發供應商資源,建立供應商市場準入和業績評估體系,維持供應商隊伍穩定可靠,為公司生產、建設提供可靠的物資供應保障,特制定本制度。

       供應商管理的范圍,包括對供應商的調查、選擇、開發、使用、評價和控制等綜合性管理工作。調查是基礎,選擇、開發、評價、控制是手段,使用是目的。

    • 供應商管理的核心是在供應商資源調查基礎上,形成優存劣汰機制,編制《合格供應商名錄》。
    • 《合格供應商名錄》是采購工作中選擇、使用供應商的主要依據。對于未列入《合格供應商名錄》的供應商,經過調查、評估合格后,列入合格供應商名錄新增部分。
    • 對于未納入《合格供應商名錄》,未經過調查、評估,或經過調查、評估后不合格的供應商,無投標資格或供貨資格,不得使用。
    • 對于提供虛假資料,騙取《合格供應商名錄》資格的供應商,一經查實,做無條件除名處理。

    票務、單據管理規定

    • 物資管理工作中的賬簿、單據、卡片是物資和資金流動的依據,是搞好物資管理,合理使用資金,降低成本的重要環節,必須嚴細管理。所有賬、卡、單據和報表,都必須按記賬規則記錄和核算,并做到賬賬、賬單、賬卡、賬物相符。
    • 倉庫管理應建立物資保管賬簿、入庫單、出庫單和物資卡片。物資出入庫,物資保管員要開具出入庫單,并詳細、準確記入物資保管賬簿中;物資卡片應填寫物資的名稱、規格、型號和數量,庫存物資應一物一卡,一庫一賬,賬、卡、物相符。
    • 物資管理部對統一采購的物資建賬管理,定期檢查采購物資的使用情況。
    • 四、零星采購供貨商依據入庫單開具發票,招標采購供貨商按照合同要求開具發票;發票由業務人員接收,移交材料會計,接收及移交要有移交手續。材料會計定期對票據進行維護管理,按財務部門要求匯總相關單據,及時(20個工作日內)與財務部門交接入賬,不能按時入賬必須注明理由,無正當理由的予以通報并進行相關處罰。

    物資出、入庫管理規定

    一、物資入庫管理

    • 資到貨時,供貨商需提供由業務人員通知的相關信息(包括計劃單號、價格及具體的貨物名稱、型號、數量等),倉庫經辦人按《采購訂單》的內容收料,核對貨物名稱、型號和數量與送貨單、裝箱單是否一致,是否與《采購訂單》相符。
    • 物資到貨時需通知計劃提出人,倉庫經辦人員收貨后必須在送貨單上簽字,然后將貨物卸至倉庫指定地點做好標記。
    • 易耗品、雜品、工具或僅需外觀檢驗的物資,可由倉庫人員自行驗收,檢查外觀質量是否符合規范,是否完整,標識是否清楚,有無損壞。
    • 凡屬設備類產品到貨驗收時,生技科專工必須到場根據設備訂貨技術協議認真核對型號、參數及配套附件,查看合格證、使用說明書、出廠檢測報告等是否齊全、相符,確認無誤后在倉庫驗收記錄單上簽字,做好到貨登記。
    • 根據合同規定,需要過磅的,過磅后倉庫經辦人、地磅人員業需在過磅單上簽字。鋼材類產品需附產品質量證明書、合格證,由經銷商提供的產品質量證明書中經銷商的印章必需為紅章。對不符合合同標準要求的產品不得辦理驗收入庫手續。
    • 直接卸貨到現場的物資,倉庫管理員應到現場驗貨,并辦理有關手續。
    • 倉庫管理員不得無計劃接貨及超計劃接貨。本項由經手的倉庫管理員對收貨的合理性負責。
    • 無特殊情況,倉庫不得暫存無入庫手續的物資。對于生產急需搶修物資確實需要辦理代存的貨物要做好登記錄,由倉庫負責人簽字、確認。
    • 不合格物資或未經專工鑒定的無合格證、材質單等物資嚴禁入庫,并通知采購業務員和物資管理處處長,及時補辦相關手續或做退貨處理。
    • 物資應當日入庫,當日記帳。堅持月底結帳清點制度。所有物資驗收記錄要保存好。
    • 低值易耗和通用類物資由倉庫提出采購計劃,按前述的程序審批采購,部分通用類物資實行“零庫存管理”。
    • 設備備品定額低于備品定額的由生技科視實際情況提出采購計劃,按前述的程序審批采購。
    • 廢舊物資退還倉庫時,必須辦理退庫登記手續。領用廢舊物資時實行批料單制度,倉庫應詳細登記廢舊物資帳。工程外協單位退料時須持工程材料計劃單,并經分管業務副 總以上領導簽字確認是我方所供工程材料,且為成品、合格、有利用價值的物資,方可辦理退庫手續。

     

    二、物資出庫管理

      • 物資領用前,按批準權限審批開據領料單,領料單需分管副總以上領導簽字。
      • 領料單應注明規格型號、單位、數量、用途等,有特殊情況應注明。型號等不明確,倉庫不得發貨。
      • 物資發放應嚴格按批準的物資需求計劃辦理,無特殊情況嚴禁無計劃發料。
      • 倉庫管理員應做到無單不發貨,發貨前認真核對領料單內容。事故搶修物資由公司級值班領導或搶修部門負責人批準,可先發放,三天內補辦領用相關程序。
      • 領用劇毒、炸藥等物資須經使用部門負責人審核簽字,報分管領導審批,按照批準的物料申請計劃辦理領用手續。保管員發料并作好記錄。貴重物資如白金片、銀焊條等審批后依據物料申請計劃領用。
      • 物資應當日出庫,當日出帳。堅持月底結帳清點制度。
      • 外來協作單位領用物資,必須憑各單位分管業務副總以上領導簽字批料單,且需附工程項目材料計劃單(批料單必須與計劃單上材料相符),出庫時必須注明工程項目名稱、用途,無單不得發貨。
      • 領用物資時,雙方應共同清點數量,查看外觀、質量、名稱、型號及規格。領料人確認無誤領料出庫后,如發現差錯由領料人負責。
      • 倉庫保管員在系統做相關物資出庫程序操作,并打印出庫單,領料人簽字。

    倉儲管理規定

    • 入、出庫物資必須每天上帳,入庫物資應按物資目錄分類、分庫、分區儲存,同類物資按規格型號順序排列,做到庫、架、層、位“四定位”,賬、卡、簽、物齊全相符;根據物資的形狀和性質分類、捆扎、碼垛擺放,按照先入先出、下擺重、上擺輕、頂層擺不常動物品的原則,上庫架做到標記明顯、整齊美觀、便于收發和盤點。
    • 每一庫房(料場)應設置物資存放平面定置圖,標示各類物資存放的區域,庫架(貨位)應設置類別標牌,以便識別,防止堆放混亂。
    • 入庫物資按其性質確定保管的庫房、保養的方法和措施:易燃、易爆、易中毒、易感染、易腐蝕的物資必須專庫、專區、專架、專位,與其他物資隔離儲存;精密儀器、儀表類物資應密封、保溫;金屬類物資應防潮、防銹、防腐蝕;紡織品類物資應防蟲蛀、鼠咬、潮濕;橡塑類物資應防熱連粘、老化、重壓變形;玻璃瓷器類物資應避免碰撞、擠壓;液體物資應防碰撞、擠壓、滲漏、揮發;露天倉儲的物資應防曬、防濕、防凍、防風、防火。
    • 各公司倉庫應按需要配齊保管員,按庫區劃分責。
    • 物資保管員應對所保管的物資按物資性質所要求的條件,采取可靠措施進行保管和保養,并每天巡回檢查,發現隱患,即刻處理,保證庫存物資無丟失、無腐蝕、無變質、無損壞、無事故;應熟知自己所保管物資的種類、用途、保管保養技術要求。
    • 倉庫人員對庫存的物資要隨時檢查清點,以保證賬、物、卡相符。
    • 所有物資必須入庫后方可出庫,特殊情況需直接送到現場的物資,必須由倉庫人員到現場收貨,否則不得辦理入庫手續。
    • 對易燃、易爆物資管理:氣體、油類、油庫等,要加強安全檢查和定期巡檢制度,消防設施配套要齊全。
    • 防洪應急物資儲備要不定期檢查,確保物資齊全,隨時可用。
    • 各倉庫結合財務及其他相關部門每半年盤點一次并出具盤點報告,年終盤點出具年終盤點報告。

     

     

    廢舊物資管理規定

        一、 物資管理部是公司處理報廢物資的唯一部門。任何部門和個人不許私自回收和處置。各部門應及時將待處理的報廢物資移交物資管理部。

    二、報廢物資處置:

    報廢物資分固定資產類和非固定資產類。

    (一)屬于固定資產類的報廢物資,資產管理部門要辦理《固定資產報廢審批單》,履行審批程序,報財務部備案。經鑒定同意報廢的固定資產,經批準后交物資管理部進行處理。

    (二)屬于非固定資產的報廢物資,由使用部門按要求辦理退庫手續,運送到倉庫指定地點,由物資管理部各物資處進行處理。

    報廢物資處置應根據招議標結果確定報廢物資回收單位。根據招議標結果由物資管理部與買方簽訂出售合同。

    退庫的?;肺镔Y要定置管理,設專人保管,定期處理。未經辦理鑒定、審批報廢手續的報廢物資,任何人不得私自進行處理、廢棄、拆卸和銷售。

    配件加工、設備加工維修管理規定

    (一)外協加工、維修的配件、設備由使用部門發起申請,相關領導審核批準。

    (二)技術復雜的由專工作為技術負責人審核簽字,并出具圖紙、方案。

    (三)設備、配件維修完成后,由使用部門(專工)負責組織驗收,檢查、試驗合格后,在設備加工維修驗收單上填寫驗收意見。驗收單一式兩份,計劃發起人、維修單位各執一份。驗收合格,外協加工、維修申請人辦理接收手續,維修單位持計劃單、驗收單附發票辦理掛賬手續。驗收不合格,聯系物資管理部重新維修或提出其它處理意見。

    氣體氣瓶的采購、驗收、使用管理規定

    為規范氣瓶的安全使用,加強易燃易爆物品的管理,避免出現氣瓶安全事故,根據《中華人民共和國電業安全工作規程》,制定本規定:

    • 氣瓶的定期檢驗周期、報廢期限應當符合有關安全技術規范及標準,供氣單位供應氣瓶時,必須提供氣瓶的檢驗證明,定期檢驗標志如鋼印標記、顏色標記、充裝標簽由倉庫檢查并做好記錄,對不符合要求的氣瓶拒絕接收;庫存氣瓶必須按國家要求定點存放。
    • 工作中運輸和裝卸氣瓶時,必須配戴好氣瓶瓶帽和防震圈,輕裝輕卸,嚴禁拋、滑、滾、碰、撞、敲擊氣瓶,各安全閥要經常檢查。
    • 氧氣瓶注意防止近油、爆曬,不得近火或靠近其他熱源;運輸時不得滾動或相互碰撞,不能與其他可燃物、可燃氣瓶同車運輸。
    • 倉庫發放氣瓶時,氣瓶所有附件應符合規定,使用部門退庫時應維持原狀,附件損壞時憑批料單以舊換新,禁止將防震圈取下擱置一旁。
    • 乙炔瓶工作時應直立放置,不準傾斜使用。不得搖動或碰撞;瓶體表面溫度不得高于40℃應置于陰涼通風處存放使用。
    • 乙炔瓶與氧氣瓶隔離距離以及與明火距離不應小于10米,氣瓶附近禁止吸煙。
    • 所有氣瓶必須具有氣體氣瓶顏色標志,即氧氣瓶的氣體氣瓶顏色為淡蘭色;乙炔氣瓶的氣體氣瓶顏色為白色。

    物資出集團公司生產區的管理規定

    為確保集團公司內部生產安全,加強對物資出入公司的規范性管理,特制定如下管理規定:

    (一)本集團公司的車輛攜帶少量物資出公司,必須到門衛登記,并寫清楚物品名稱、數量、去向。經門衛核查后,方可放行。

    (二)本集團公司的車輛攜帶設備及大批量物資,必須持有分管副總或部門負責人開具的出門證,并將出門證交給門衛,經門衛核查后,方可放行。

    (三)對外單位的車輛攜帶物資出公司,必須持有分管副總或部門負責人開具的出門證,并將出門證交給門衛,經門衛核查后,方可放行。

    (四)在非工作時間內,如有緊急情況攜帶物資出公司的,必須有分管副總或部門負責人的通知,方可放行,事后必須及時補辦出門手續。

    (五)對攜帶的物資與開具的出門證不相符的(如有多帶物資的),門衛值班應及時上報保衛部,由保衛部門進行處理并追究相關人的責任。

    (六)對本集團公司及外協單位的職工不履行管理規定,攜帶物資出公司的按有關規定進行處理。

    物資管理考核獎懲管理規定

    、物資管理部負責按照《威海熱電集團有限公司物資管理制度》對各公司物資管理進行監督和考核。事前和事中按照物資管理的程序進行各環節的監控,事后進行檢查,對發現的問題提出處理意見。

    、發生下列情況之一的,根據情節輕重,依法依規追究相關人員的責任:

    1.因工作失誤,造成物資損失浪費的;

    2.因物資采購和籌資時間延誤、采購程序不規范、供貨商考察不嚴格等造成損失的;

    3.因質檢、驗收、倉儲、使用等管理不善,發生物資流失、質量損失、虧庫損失的;

    4.其他因工作不負責任而造成物資損失的。

    5.未嚴格執行本規定,造成損失的責任人除賠償經濟損失外,根據損失數額進行調離崗位、待崗、開除公司籍等處理。違反經濟考核細則及廠規廠紀的,附帶處理。數額巨大,按法律程序處理。

     

     

     

     

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